Wir suchen:
Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Personal & Buchhaltung

Intro

Du bist jemand, der Räume nicht lauter macht – aber besser.

Du organisierst, bevor andere nachfragen. Du behältst Zahlen, Termine und Menschen gleichzeitig im Blick. Du trittst sicher auf, kommunizierst klar und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig laufen.

Genau so eine Persönlichkeit suchen wir bei der expertiv GmbH.

In dieser Position verbindest Du Personaladministration, Buchhaltung, Teamassistenz und Office Management. Du bist nah am Team, nah an der Geschäftsführung und an vielen Stellen die Person, bei der Informationen, Aufgaben und Verantwortung zusammenlaufen.

Wenn Du gerne Verantwortung übernimmst, gerne mit Menschen arbeitest und einen hohen Anspruch an Deine eigene Arbeit hast, sollten wir uns kennenlernen.

Deine Aufgaben

Personaladministration & Entgeltabrechnung

• Zeiterfassung, Fehlzeiten, Urlaub und Arbeitsunfähigkeiten
• Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit unserem externen Abrechnungszentrum
• Pflege von Personalakten und Personaldaten
• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei administrativen und abrechnungsrelevanten Fragen
• Überwachung relevanter Fristen wie Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer

Buchhaltung, Faktura & Controlling

• vorbereitende Buchhaltung
• Unterstützung beim Monatsabschluss
• Bearbeitung und Überwachung offener Posten
• vollständige und termingerechte Fakturierung
• Zusammenarbeit mit Steuerberater sowie externem Abrechnungs- und Buchhaltungszentrum
• Erstellung von Auswertungen, Kennzahlen und Reportings

Teamassistenz & Office Management

• organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
• Termin- und Besprechungsorganisation
• Telefonannahme sowie professioneller Empfang von Bewerbern, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern
• allgemeine Korrespondenz und Postbearbeitung
• Büroorganisation und Koordination externer Dienstleister
• Verwaltung des Fuhrparks
• Unterstützung bei internen Projekten und Veranstaltungen
• Sicherstellung einer datenschutzkonformen Ablage

Bewerbermanagement

• erminierung von Vorstellungsgesprächen
• Kommunikation mit Bewerbern
• Erstellung und Versand von Einladungen und Absagen
• administrative Unterstützung unserer Personalberater

Das bringst Du mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung, Personaladministration, Buchhaltung oder Teamassistenz
• strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Zahlenaffinität
• sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Systemen
• Kommunikationsstärke und ein souveränes, verbindliches Auftreten
• Eigeninitiative, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Freue Dich auf

• • bis zu 3.500 € brutto monatlich, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
  • leistungsbezogene Prämie
  • 30 Tage Urlaub
  • Vollzeit
  • individuelle Weiterbildungen
  • kurze Entscheidungswege
  • direkter Kontakt zur Geschäftsführung
  • moderner Arbeitsplatz
  • Parkplatz nach Verfügbarkeit
  • kein Homeoffice – weil diese Position mitten im Team stattfindet

Expertiv

So arbeiten wir bei der expertiv GmbH

Wir sind werteorientiert unterwegs.

Unsere Zusammenarbeit basiert auf:

Vertrauen. Verantwortung. Verlässlichkeit. Veränderung.

Diese Werte bestimmen, wie wir miteinander arbeiten, wie wir Entscheidungen treffen und wie wir mit Mitarbeitenden, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartnern umgehen.

Deshalb suchen wir nicht nur fachliche Kompetenz.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, verbindlich handelt und zu unserer Haltung passt.

Was diese Rolle besonders macht

Diese Position ist keine klassische Verwaltung im Hintergrund.

Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Bewerbern, Kunden, Steuerberater, externem Abrechnungszentrum, Team und Geschäftsführung.

Du sorgst dafür, dass Informationen ankommen, Termine eingehalten werden, Zahlen stimmen und Abläufe funktionieren.

Kurz gesagt: Du hältst viele Fäden zusammen – und genau deshalb ist diese Position für die expertiv GmbH so wichtig.