MitarbeiterIn Leistungsabrechnung und Finanzcontrolling im Sozialwesen (m/w/d)

Über uns

Team-Soziale-Hilfen GmbH besteht aus einem facettenreichen, erfahrenen und kompetenten Team, welches mit Leidenschaft , einem hohen Maß an menschlichen Umgang untereinander sowie fachlicher Expertise gemeinsam Familienhilfe sowie Schulbegleitung von Kindern und Jugendlichen qualitativ hochwertig sowie höchst motiviert umsetzt und mit hohem Anspruch stetig weiter entwickelt.

Wir sind ein buntes Team voller unterschiedlicher Stärken, Persönlichkeiten und Charaktere. Jeder, auf seine ganz besondere Weise, trägt zum Erfolg und zur Qualität unseres Unternehmens sowie der Unterstützung unserer Kunden bei.

Bereits an vier unterschiedlichen Standorten bieten wir in unterschiedlichen Teamgrößen unsere Dienstleistungen erfolgreich und gewissenhaft an.

Unser Motto:

“Gleichheit bedeutet Chancengleichheit,

gleiche Achtung und Respekt [...]."

Sadhguru

Wir erreichen mit unseren Angeboten gleiche Chancen für alle Menschen für ein gerechtes Miteinander.

Aufgaben

Zahlen im Blick. Hilfen im Herzen.

Leistungsabrechnung und Rechnungserstellung

• Du erstellst fristgerecht und vollständig Rechnungen für unsere ambulanten und gegebenenfalls stationären sozialen Leistungen.
• Du rechnest gegenüber Jugendämtern, Sozialämtern, Eingliederungshilfeträgern und weiteren öffentlichen Kostenträgern ab.
• Du prüfst Bewilligungsbescheide, Kostenübernahmen, Hilfezeiträume, Fachleistungsstunden, Kostensätze und sonstige Abrechnungsgrundlagen.
• Du stellst sicher, dass alle erbrachten Leistungen dem richtigen Fall, Kostenträger, Zeitraum und Kostensatz zugeordnet werden.
• Du kontrollierst Rechnungen vor dem Versand auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit.
• Du bearbeitest Rechnungskorrekturen, Nachberechnungen, Gutschriften und rückwirkende Anpassungen.

Beleg- und Dokumentenmanagement

• Du forderst fehlende Leistungsnachweise, Stundenzettel, Dokumentationen und abrechnungsrelevante Unterlagen konsequent bei den zuständigen Mitarbeitenden an.
• Du prüfst eingehende Belege auf Plausibilität, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den jeweiligen Bewilligungen.
• Du führst offene Belege und fehlende Unterlagen in übersichtlichen Kontrolllisten nach.
• Du sorgst für eine vollständige, strukturierte und prüfungssichere Ablage aller abrechnungsrelevanten Dokumente.
• Du entwickelst gemeinsam mit den Fachbereichen verbindliche und effiziente Abläufe für die Einreichung von Leistungsnachweisen.

Forderungsmanagement

• Du behältst sämtliche offenen Rechnungen und Zahlungseingänge im Blick.
• Du prüfst regelmäßig die Offene-Posten-Listen und klärst Abweichungen.
• Du erinnerst Kostenträger freundlich, aber verbindlich an überfällige Zahlungen.
• Du dokumentierst Rückfragen, Rechnungskürzungen, Ablehnungen und Zahlungszusagen nachvollziehbar.
• Du verfolgst offene Forderungen konsequent bis zur abschließenden Klärung.
• Du stimmst dich bei schwierigen oder langfristig offenen Forderungen direkt mit der Geschäftsführung ab.

Kommunikation mit Jugend- und Sozialämtern

• Du bist kompetente Ansprechperson für die wirtschaftliche Jugendhilfe, Sozialämter, Teilhabefachdienste und weitere Kostenträger.
• Du klärst fehlende oder fehlerhafte Kostenübernahmen, abweichende Bewilligungszeiträume und offene Abrechnungsfragen.
• Du kannst Bescheide lesen, einordnen und mit den tatsächlich erbrachten Leistungen abgleichen.
• Du kommunizierst verbindlich, professionell und lösungsorientiert mit Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der öffentlichen Verwaltung.
• Du dokumentierst Absprachen und sorgst dafür, dass notwendige Korrekturen oder Folgeentscheidungen nachgehalten werden.

DATEV und vorbereitende Buchhaltung

• Du erfasst, prüfst und pflegst abrechnungsrelevante Daten in DATEV beziehungsweise in den eingesetzten Verwaltungs- und Abrechnungssystemen.
• Du bereitest Buchungsunterlagen vollständig und strukturiert für die Finanzbuchhaltung beziehungsweise das Steuerbüro vor.
• Du stimmst Debitorenkonten, Zahlungseingänge und offene Posten ab.
• Du unterstützt bei der Zuordnung zu Kostenstellen, Kostenträgern, Projekten und Leistungsbereichen.
• Du wirkst bei Monats- und Jahresabschlüssen durch die Bereitstellung vollständiger Unterlagen und Auswertungen mit.
• Du stellst sicher, dass die digitalen Belege korrekt benannt, zugeordnet und archiviert werden.

Controlling und Auswertungen

• Du erstellst regelmäßig Übersichten zu gestellten, bezahlten und offenen Rechnungen.
• Du wertest Forderungsbestände, Zahlungsfristen und Außenstände aus.
• Du erkennst frühzeitig Abrechnungslücken, fehlende Bewilligungen und drohende Zahlungsausfälle.
• Du vergleichst bewilligte, erbrachte und abgerechnete Leistungen.
• Du bereitest aussagekräftige Übersichten für die Geschäftsführung auf.
• Du unterstützt bei der Weiterentwicklung eines übersichtlichen Abrechnungs- und Forderungscontrollings.
• Du wirkst an der Optimierung und Digitalisierung unserer Verwaltungsprozesse mit.

Kostensätze und Leistungsvereinbarungen

Je nach Erfahrung und Qualifikation:

• Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Vorbereitung von Kostensatz- und Entgeldverhandlungen.
• Du bereitest Personal-, Sach- und Gemeinkosten für Kalkulationen nachvollziehbar auf.
• Du wirkst bei der Prüfung und Fortschreibung bestehender Kosten- und Leistungssätze mit.
• Du stellst Unterlagen für Verhandlungen mit Jugendämtern, Sozialämtern und weiteren Leistungsträgern zusammen.
• Du unterstützt dabei, wirtschaftliche Entwicklungen und Kostensteigerungen verständlich zu begründen.
• Du achtest darauf, dass vereinbarte Kostensätze korrekt in die Abrechnung übernommen werden.

Zusatzleistungen / Benefits

Das bieten wir dir

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direktem Einfluss auf die wirtschaftliche Stabilität unseres Trägers
• Kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich zwischen Leistungsabrechnung, Buchhaltung, Controlling und Sozialwirtschaft
• Raum für eigene Ideen und die Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse
• Eine strukturierte Einarbeitung in unsere Leistungsbereiche und Abrechnungsverfahren
• Einen modernen Arbeitsplatz mit digitalen Arbeitsprozessen
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung
• Teilzeit mit 30 Wochenstunden
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Unbefristete Beschäftigung

Stellenanforderungen

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau beziehungsweise Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte:r, Buchhalter:in, Verwaltungsfachangestellte:r oder eine vergleichbare Qualifikation
• Alternativ eine Qualifikation aus dem sozialen oder sozialwirtschaftlichen Bereich mit fundierter Erfahrung in Abrechnung, Verwaltung oder Controlling
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Rechnungslegung, Leistungsabrechnung, Debitorenbuchhaltung oder im Forderungsmanagement
• Sehr gute Kenntnisse in DATEV
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft Excel, Word und digitalen Dokumentmanagementsystemen
• Ein sehr gutes Zahlenverständnis sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, Bescheide, Kostenübernahmen und Abrechnungsgrundlagen genau zu prüfen
• Eigeninitiative und den Anspruch, offene Vorgänge selbstständig bis zum Abschluss nachzuverfolgen
• Eine verbindliche und durchsetzungsstarke Kommunikation
• Diskretion und einen verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen und wirtschaftlichen Daten

Besonders freuen wir uns über

• Berufserfahrung bei einem freien Träger, Wohlfahrtsverband, Jugendhilfeträger oder Anbieter der Eingliederungshilfe
• Kenntnisse in der Abrechnung sozialer Leistungen nach dem SGB VIII, SGB IX oder SGB XII
• Erfahrung im Umgang mit Jugendämtern, Sozialämtern, der wirtschaftlichen Jugendhilfe oder anderen öffentlichen Kostenträgern
• Kenntnisse über Fachleistungsstunden, Kostenübernahmen, Bewilligungszeiträume und Leistungsnachweise
• Erfahrung mit Entgelt-, Vergütungs- oder Kostensatzkalkulationen
• Verständnis für die Verbindung zwischen pädagogischer Leistung, rechtlicher Bewilligung und wirtschaftlicher Abrechnung
• Freude daran, bestehende Strukturen zu verbessern und verlässliche Prozesse aufzubauen

So arbeitest du

Du bist aufmerksam und bemerkst, wenn eine Bewilligung fehlt, ein Leistungsnachweis nicht vollständig ist oder eine Rechnung schon zu lange offen steht.

Du wartest nicht darauf, dass sich offene Vorgänge von allein erledigen, sondern fragst nach, klärst Zuständigkeiten und hältst vereinbarte Termine konsequent nach.

Gleichzeitig verstehst du, dass hinter jeder Rechnung eine tatsächlich erbrachte soziale Leistung, ein betreuter Mensch und die Arbeit unserer Mitarbeitenden stehen. Du verbindest deshalb wirtschaftliche Genauigkeit mit einem guten Verständnis für die Besonderheiten sozialer Arbeit.

Das ist uns besonders wichtig

Wir suchen keine Person, die Rechnungen lediglich erstellt und anschließend ablegt.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung für den gesamten Abrechnungsprozess übernimmt, Zusammenhänge erkennt, fehlende Unterlagen konsequent einfordert und offene Forderungen so lange nachhält, bis eine verbindliche Klärung erreicht ist.

Du solltest Freude daran haben, Ordnung in komplexe Vorgänge zu bringen, Zahlen verständlich aufzubereiten und gemeinsam mit uns eine verlässliche Abrechnungsstruktur weiterzuentwickeln.

Möchtest du gern Teil unseres Teams werden?

Deine Bewerbung bei uns

Wir freuen uns, wenn Du Teil unseres Teams werden möchtest!

Bitte reiche Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen über das Bewerbungsformular auf unserer Website ein.

Bewerbungen per E-Mail oder Post können leider nicht berücksichtigt werden.

Deine Unterlagen sollten beinhalten:

• Lebenslauf
• Berufs- und Bildungsabschlüsse
• Dein möglicher Starttermin
• Arbeitszeugnisse (falls vorhanden)

Bitte beachte, dass wir die Kosten für Deine Anreise zum Vorstellungsgespräch

nicht übernehmen können.

Deine Unterlagen werden vertraulich behandelt, ausschließlich für das laufende Bewerbungsverfahren verwendet und nach Abschluss gemäß den Vorgaben der DSGVO gelöscht.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, unabhängig von Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Vielfalt ist uns wichtig – jede Bewerbung ist willkommen!

Für Fragen stehen wir dir gern zur Verfügung:

via eMail: personal@teamsozialehilfen.de